TAPOLCA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK
ÁROP-1.A.2/A-2008-0229 kódszámú
„Szervezetfejlesztés Tapolcán”
című pályázata
Projektleírás
ÚMFT pályázati forrás szervezetfejlesztésre
Tapolca Város Önkormányzata 2008. őszén pályázatot nyújtott be az Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése” tárgyú felhívásra „Szervezetfejlesztés Tapolcán” címmel ÁROP-1.A.2/A-2008-0229 kódszámmal.
2008. november 19-én a pályázat befogadása megtörtént. A Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Tapolca Város Önkormányzatát a Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatóságának vezetője 2009. 03.16-i döntése alapján, 2009. március 24-én kelt támogató levél szerint 19 723 949 Ft támogatásban részesítette. A Támogatási Szerződés megkötésére 2009. június 30-án került sor.
A pályázat célja, rövid leírása
A projekt célcsoportja egyrészt a hivatal dolgozói, illetve a kapcsolódó intézmények alkalmazottai. Másrészt a település lakói, közel 17.000 fő, továbbá azon vállalkozások, akik az egyszerűsödő ügymenet haszonélvezői lesznek, akik a projekt eredményeiből részesülnek.
Legfőbb cél, hogy a polgármesteri hivatalban, elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével új, szervezeti-működési kultúra alakuljon ki, alkalmazkodva a megnövekedett feladatok teljesítéséhez. Továbbá a korszerű ügyfélhívó rendszer növeli a lakosság, vállalkozók elégedettségét.
A fejlesztés elvárt célja az, hogy a működésben a döntési eljárások feltárásával, korszerűsítésével rövidüljön pl. az ügyintézés időtartama a fölösleges folyamatok megszüntetésével. Az ügyfélszolgálati tevékenységek átvilágításával, a folyamatok újragondolásával csökkenjen az ügyfelek várakozási ideje, javuljon az ügyintézés hatékonysága, mérhetővé váljon az ügyintézők teljesítménye és ügyfélszolgálati minősége a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetésével. A szervezet fejlesztésével a változatlan létszám mellett progresszíven növekvő munkateher egyensúlya is fenntartható lesz. Több területen komplex szervezetfejlesztési tanulmány elkészítése az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése és az eredményességet mérő mutatószámok bevezetése területén.
A projekt megvalósítás folyamata
2008.09.08. – European Conformity Check Kft. – pályázatírás
2008.11.19. – pályázat befogadása
2009.03.24. – értesítés támogatás odaítéléséről
2009.06.30. – Támogatási Szerződés megkötése
Szerződéskötések egyszerű ajánlati felhívás alapján:
2009.07.21. – Simeron Consulting Kft – tanulmány készítés, tanácsadás, képzés, szervezetfejlesztés témakörben
2009.07.22. – Szervezetfejlesztési és képzési modulok – Art of Progress
2009.08.14. – Globomax Kft. – képzés és ügyfélhívó rendszer bevezetése
A tevékenységek, szolgáltatások és beszerzésekre kötött szerződések megfeleltek a pályázatban szereplő kritériumoknak. A projekt az ütemtervnek megfelelően haladt. 2009. szeptemberéig megvalósult a Szervezetfejlesztési tanulmány elkészítése, és az EDTR, valamint seQUEnce ügyfélhívó rendszerek beszerzése, telepítése és oktatása. Teszt-üzemmódban működtek 2009. decemberétől 2010 januárjáig. A szervezetfejlesztéssel kapcsolatos képzési modulok 2009-ben folyamatosan szerződésszerűen valósultak meg. Az első és második kifizetési kérelem is ebben az időszakban került benyújtásra.
2010. február 4-től került sor az ügyfélhívó folyamatos használatba vételére. A szervezetfejlesztéssel kapcsolatos képzési modulok megvalósultak és az Art of Progress Kft-vel kötött szerződésmódosításnak megfelelően zajlottak a folyamatosan ütemezett képzések. Elkészült a Simeron Kft. költségvetési gazdálkodási tanulmányai is, szolgáltatásukat Projektzáró workshop keretében zárták. Összességében véve tehát kialakult egy új ügyfélorientált hivatali ügyfélfogadási rendszer, a felülvizsgált eljárásokat módosították és adaptálták a pályázat során szerzett ismereteket, továbbá a hivatali dolgozók a tréningek sokféleségéből olyan ismeretekre tettek szert, melyeket a mindennapi munkájuk során kamatoztathatnak. A projekt során keletkezett dokumentumok elérhetők a www.tapolca.hu/kozerdeku.htm címen a település honlapján.
A Pályázati adatlap 10. pontjában vállalt társadalmi fenntarthatóság érvényesítésére a következő intézkedések történtek:
a) jogszabályi keretek: a projekt által érintett célcsoport, az ügyfelek, a lakosság és a hivatal munkavállalóinak számára egyaránt nyilvánosan hozzáférhetők az önkormányzat által hozott jogszabályok listája, azok aktuális tartalma, továbbá a hivatal fejlesztési stratégiái, koncepciói és tervei, illetve az éppen futó pályázatok tájékoztatói. (http://www.tapolca.hu/kozerdeku.html)
b) célzott segítségnyújtás: az ügyfelek teljes körű tájékoztatása megvalósul ingyenes hozzáférhető módon Tapolca város honlapján (http://www.tapolca.hu/kozerdeku.html), ahol a hivatali oldalon az „ügyintézés” címszó alatt kaphat bárki információt az ügyfélfogadás rendjéről, az ügyfélhívó használatáról és a szervezeti egységekről, továbbá
a letölthető, ügyintézéshez szükséges dokumentumok listájáról. Az ügyfelek számára személyes konzultációra a Polgármesteri Hivatal ügyfélszolgálati pultjánál nyílik lehetőség.
c) A helyi identitás erősítése: a Sequence ügyfélhívó rendszer és a felülvizsgált átalakított eljárások bevezetésével a helyi közszolgáltatás kényelmesebbé vált, gördülékenyebben folyik az ügyintézés.
A pályázat 2010. június 30-án zárult, a támogatási szerződésben foglaltak szerint, a pénzügyi zárás a benyújtott dokumentumok alapján folyamatban van.
2010. november 9.