Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület 1. emelet 56. sz. iroda
Tel.: 87/ 511-150 /168-es mellék

• Közreműködik az intézményvezetői pályázati eljárások lebonyolításában.
• Részt vesz a feladatkörébe tartozó ügyeket tárgyaló bizottsági üléseken, akadályoztatása esetén gondoskodik a szakszerű helyettesítésről.
• Gondoskodik a bizottság elé kerülő előterjesztések írásbeli előkészítéséről, a bizottsági döntések végrehajtásáról.

• Irányítja az önkormányzat által ellátandó, valamint a jegyző hatáskörébe tartozó köznevelési feladatok végrehajtását, a döntések meghozatalának előkészítését.
• Közreműködik az intézményvezetői értekezletek összehívásában, szakmai iránymutatást nyújt az intézményvezetők részére, nyomon követi a jogszabályi változásokat, azokra figyelmezteti a jogalkalmazókat.
• Jóváhagyásra előkészíti a köznevelési intézmények szervezeti és működési szabályzatát, házirendjét, nevelési-, illetve pedagógiai programját, minőségirányítási programját.
• Előkészíti a könevelési- és közművelődési intézmény létesítéséről, gazdálkodási jogköréről, átszervezéséről, megszüntetéséről, tevékenységi körének módosításáról, nevének megállapításáról szóló döntés meghozatalát, gondoskodik az alapító okiratok módosításáról.
• Előkészíti az óvodai beiratkozások időpontjának meghatározását.
• Gondoskodik a folyamatos kapcsolattartásról a feladatkörébe tartozó intézményekkel.
• A Hivatal esélyegyenlőségi tervében foglaltak szerint ellátja az esélyegyenlőségi referensi feladatokat

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület 1. emelet 57. sz. iroda
Tel.:  Tel.: 87/511-154
87/ 511-150 /177-es mellék
 

• Személy és munkaügyi ügyintéző
• névjegyzék kezelése – ügyintézése

Önkormányzati és Igazgatási Iroda

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület fsz 45 sz.
Tel.: 87/ 511-150 /201; 87/510-120

• A hálózati struktúra tervezése, ellenőrzése.
• A hálózati forgalom figyelése.
• A hálózati hibák felderítése, az elhárításhoz szükséges intézkedések megtétele.
• A hálózati struktúra nyilvántartásának elkészítése és folyamatos aktualizálása, a becsatlakozó elemek regisztrálása, nyilvántartási adatok bekérése, begyűjtése.
• Hálózati információk terjesztése, a felhasználók nyilvántartása és tájékoztatása.
• Az üzemeltető személyzet szakmai irányítása.
• A hivatali szintű informatikai alkalmazások felügyelete, folyamatos működés biztosítása.
• Az alkalmazás használatához szükséges hálózati- és erőforrás hozzáférési jogok biztosítása a felhasználók részére és nyilvántartásuk vezetése.
• Az alkalmazásokkal kapcsolatos felhasználóktól, illetve helyi programgazdáktól érkező észrevételek fogadása a szükséges változtatások, módosítások megtétele, regisztrálása.
• Az alkalmazások frissítése, változások átvezetése (új változatok telepítése).
• Az alkalmazások működésének, használatának figyelése, hibák felderítése.
• Az alkalmazásokkal kapcsolatos információk terjesztése, a felhasználók és helyi programgazdák tájékoztatása.
• Számítástechnikai berendezések tervszerű karbantartásának és folyamatos fejlesztésének megszervezése, a szükséges költségvetési előirányzatok tervezése és előterjesztése a döntéshozók felé.
• Kapcsolattartás külső partnerekkel (programozók, hardver forgalmazók, szervizcégek).
• A számítógépes iktatás informatikai felügyelete, a működési feltételek biztosítása.
• Iktató program felügyelete, felhasználói jogosultságok megadása és ellenőrzése.
• Választásokkal kapcsolatos cselekményekben logisztikai feladatok ellátása, kapcsolattartás a felügyeleti szervekkel, informatikai háttér folyamatos biztosítása és kontrollja.
• Munkakörével kapcsolatos szerződések előkészítése, nyilvántartása, pályázatok figyelése, előkészítése.
• Testületi anyagok elektronikus úton való elkészítése.
• Közreműködés a hardver nyilvántartási adatok egyeztetésében (leltár).
• Számítógépes rendszerek adatvédelmének és szoftverek jogtisztaságának biztosítása.
• A központi szolgáltatásokkal és a központi alkalmazásokkal kapcsolatos felhasználói oktatások megszervezése.
• A város honlapjának aktualizálásában való részvétel.

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület 1. emelet 54. sz. iroda
Tel.: 87/510-126

A Képviselő-testület és a bizottságok üléseire készült előterjesztések előkészítésében való közreműködés.
Jegyzői titkársági feladatok ellátása a jegyző közvetlen utasításának megfelelően.
Irodavezetői értekezletekről és jegyzői fogadóórákról jegyzőkönyv készítése.
Az önkormányzati címek használatával kapcsolatos döntés előkészítése a polgármester részére.
Az Ügyrendi Bizottság üléseinek jegyzőkönyvezése.
Közreműködés választások lebonyolításában.
Az Önkormányzati Irodánál megtalálható archív dokumentumok kezelése, kiadása – a jegyző engedélyét követően – betekintés céljából, illetve hiteles másolatok kiadmányozása.
Helyi rendeletek és szabályzatok nyilvántartása.
Hivatal működéséhez szükséges technikai, tárgyi feltételek biztosítása.

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület 1. emelet 51. sz. iroda
Tel.: 87/ 510-125

• A polgármester és az alpolgármesterek munkájával kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása
• Polgármesteri titkársági teendők ellátása, fogadóórák lebonyolítása.
• A Képviselő-testület és a bizottságok üléseire készült meghívók, előterjesztések előkészítése, kiküldése.

• Turisztikai és Városfejlesztési Bizottság és a Képviselő-testület üléseinek jegyzőkönyvezése.
• Nemzetiségi testületi ülések jegyzőkönyvvezetése.

• A közmeghallgatások előkészítése, lebonyolítása

• Naprakész nyilvántartás vezetése a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal belső használatú nyomtatványairól.
• Kötelezettségvállalások, szerződések rendszerezése, közzétételre történő előkészítése.

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület 1. emelet 57. sz. iroda
Tel.: 87/ 510-125

• A polgármester és az alpolgármesterek munkájával kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátása.
• Kezeli a Képviselő-testület által elfogadott rendeletek és határozatok nyilvántartására készült számítógépes szoftvert.
• Archív testületi anyagok bekötésre való előkészítése.
• A közmeghallgatások előkészítésében, lebonyolításában való részvétel.
• Gépírás, faxok továbbítása, fénymásolás, levelezés, iktatás, postaszortírozás, postázás.
• Az önkormányzati főtanácsadó, a képviselők és bizottsági tagok részére gépelés, üzenetek átvétele, levelek, egyéb anyagok továbbítása.

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület földszint 38. sz. iroda
Tel.: 87/ 511-150 /182-es mellék
 
- A Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatalhoz érkező iratok, kimenő levelek iktatása (előzmény vizsgálata után).
- Előadói ívek gépi kitöltése a hatályos Egyedi Ügyiratkezelési szabályzat szerint.
- Irattározás (irattárba helyezi a határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratokat, amelyeket az arra jogosult elintézettnek nyilvánított, irattári jellel ellátott).
- Határidőbe helyezi az iratokat, a határidőket figyelemmel kíséri.
- Számítógépes adatokat szolgáltat.
- Rendezi az irattárat, az ügyiratokat megfelelően elhelyezi, ügyiratkötegeket felcímkézi.
- Régi iratok keresése, közreműködés a selejtezés során.

Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal "B" épület földszint 38. sz. iroda
Tel.: 87/ 511-150 /182-es mellék

- A Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatalhoz érkező iratok, kimenő levelek iktatása (előzmény vizsgálata után).
- Előadói ívek gépi kitöltése a hatályos Egyedi Ügyiratkezelési szabályzat szerint.
- Irattároz (irattárba helyezi a határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratokat, amelyeket az arra jogosult elintézettnek nyilvánított, irattári jellel ellátott).
- Határidőbe helyezi az iratokat, a határidőket figyelemmel kíséri.
- Számítógépes adatokat szolgáltat.
- Rendezi az irattárat, az ügyiratokat megfelelően elhelyezi, ügyiratkötegeket felcímkézi.
- Régi iratok keresése, közreműködés a selejtezés során.
- Levéltári anyagok átadása során szervezi és felügyeli az iktató munkatársainak tevékenységét.

• Gépjárművezetői, karbantartási feladatok ellátása.
• Szállítja a hivatali munkatársakat intézkedések elősegítése érdekében.
• Közreműködik a testületi anyagok soron kívüli kézbesítésében.
• Biztosítja a felügyeletére bízott gépkocsik üzembiztonságát, esztétikai állapotát, időben jelzi a javítások szükségességét.